一個單位要實行內部控制,重點應當在組織結構及職責分工、授權批準、會計記錄、資產保護、職工素質、預算管理和報告制度等重要環節組織實施。
授權批準控制
授權批準是指單位在處理經濟業務的過程中必須經授權批準以進行控制。企業每一層的管理人員既是上級管理人員的授權客體,又是對下級管理人員授權的主體。
授權標準的形式通常有一般授權和特別授權之分。一般授權是辦理常規性的經濟業務的權力、條件和有關責任者作出的規定,這些規定在管理部門中采用文件形式或在經濟業務中規定一般性交易辦理的條件、范圍和對該項交易的責任關系。在日常業務處理中可以按照規定的權限范圍和有關職責自行辦理。特別授權指受權處理非常規性業務,比如重大籌資行為、投資決策、股票發行等。
內部控制要求明確一般授權和特別授權的責任和權限,以及每筆經濟業務的授權批準程序。
組織結構控制
實行和完善內部控制,首先要從本單位的組織結構開始,主要包括:確定單位的組織形式,明確相關的管理職能和報告關系,以及為每個組織單位內部劃分責任權限。
根據內部控制的要求,單位在確定和完善組織結構的過程中,應當遵循不相容職務相分離的原則。所謂不相容職務,是指那些如果由一個人或一個部門擔任,既可能弄虛作假,又能夠自己掩蓋其舞弊行為的職務。單位的經濟活動通常可以劃分五個步驟,即:授權、簽發、核準、執行和記錄。一般情況下,如果上述每一步驟均由相對獨立的人員或部門實施,就能夠保證不相容職務的分離,便于內部控制作用的發揮。
會計記錄控制
會計記錄控制的要求是保證會計信息反映及時、完整、準確、合法。一個單位的會計機構實行會計記錄控制,要建立會計人員崗位責任制,對會計人員進行科學的分工,使之形成相互分離和制約的關系。經濟業務一經發生,就應對記載經濟業務的所有憑證進行連續編號,通過復式記賬,在兩個或兩個以上相關帳戶中進行登記,以防止經濟業務的遺漏、重復,揭示某些弊端問題。
資產保護控制
資產保護控制主要包括接近控制、盤點控制,廣義上說,資產保護控制,可以包括對實物的采購、保管、發貨及銷售等各個環節進行控制。
接近控制主要是指嚴格控制無關人員對資產的接觸,只有經過授權批準的人同才能夠接觸資產。一般情況下,現金、銀行存款、其他貨幣資金、有價證券和存貨等變現能力較強的資產必須限制無關人員直接接觸,間接接觸可通過保管、批準、記錄及不相容職務的分離和授權批準控制來達到。
盤點控制是指對實物資產進行盤點并將盤點結果與會計記錄進行比較,盤點結果與會計記錄如不一致,可能說明資產管理上出現錯誤、浪費、損失或其他不正常現象。
職工素質控制
職工素質控制包括企業在招聘、使用、培養、獎懲等方面對職工素質進行控制。招聘是保證單位的職工應有素質的重要環節。單位的人事部門和用人部門應共同對應聘人員的素質、水平、能力等有關情況進行全面的測試、調查、試用,以確保受聘人員能夠適應工作要求。
如果管理層重視對單位內職工的投資、管理和使用,合理配置組織內的人力資源,職工所創造的價值必然會增加;反之,就會造成人力資源價值的不充分發揮,甚至損失和浪費。
預算控制
預算控制是內部控制的一個重要方面。經過批準的預算就是單位的法令,單位內部的各部門都必須嚴格履行,完不成預算,將要受到處罰。預算控制也是一個系統,該系統的組織由預算編制、預算執行、預算考核等構成。預算控制的內容可以涵蓋單位經營活動的全過程,包括籌資、融資、采購、生產、銷售、投資、管理等諸多方面,也可以就某些方面實行預算控制。
預算的執行層由各預算單位組織實施,并輔之以對等的權、責、利關系,由內部審計部門負責監督預算的執行,通過預算的編制和實施,檢查預算的執行情況,比較分析內部各單位未完成預算的原因,并對未完成預算的不良后果采取改進措施。
風險控制
企業所面臨的風險按形成的原因一般可分為經營風險和財務風險兩大類。
經營風險是指因生產經營方面的原因給企業盈利帶來的不確定性。比如,由于原材料供應地的政治經濟情況變化等帶來的供應方面的風險,新產品、新技術開發試驗不成功,生產組織不合理等因素帶來的生產方面的風險,銷售決策失誤等帶來的銷售方面的風險,此外還有勞動力市場供求關系變化,自然環境變化,稅收調整以及其他宏觀經濟政策的變化等方面等因素,也會直接或間接地影響企業正常經營活動。經營風險多數情況來源于企業外部,盡管如此,企業仍應采取有效的內控措施加以防范。
財務風險又稱籌資風險,是指由于舉債而給企業財務成果帶來的不確定性。對財務風險的控制,關鍵是要保證有一個合理的資本結構,維持適當的負債水平,既要充分利用舉債經營這一手段獲取財務杠桿的收益,提高自有資金盈利能力,同時也要注意防止過度舉債而引起的財務風險的加大,避免陷入財務困境。
編制業績報告
業績報告也稱責任報告,是單位內部各級管理層掌握信息,加強內部控制的報告性文件,也是內部控制的重要組成部分。業績報告是為單位內部控制服務的,屬于管理會計的范疇,因此,編制業績報告必須與單位內部的組織結構和其他控制方式相結合,明確反映各級管理層負責人的責任。業績報告可以有日報、周報、月報、季報、年報等,并通過文件的形式予以規定。